El administrador del condominio tiene como funciones principales la tesorería y contabilidad pero también es el jefe de Servicios Generales. Así que debe tener conocimientos y/o habilidades de administración, contabilidad, mantenimiento de equipos mecánicos, jardinería, liderazgo y supervisión. Puede ser una persona con un perfil bastante avanzado o una empresa que cubra todas estas funciones.
La tesorería es el manejo del dinero (caja, bancos, divisas), cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Esto debe incluir, preferiblemente, un presupuesto anual (para su gestión) y una proyección del flujo de caja para el mismo periodo.
Evidentemente, la junta de condominio debe tener contemplados mecanismos de control y auditoría frecuentes. También es importante haber establecido el enlace con la directiva anterior para ir planificando los temas financieros que serán propuestos en la asamblea.
Como jefe de servicios generales tiene dos prioridades: la seguridad y el mantenimiento. Conocer los empleados, contratistas y recursos que dispone la comunidad para estos temas. Conversar con la junta saliente sobre las ventajas y desventajas de lo actualmente contratado, evaluar capacidades y costos, además de proponer cambios si los considera necesario en combinación con la nueva directiva.
Cada decisión tomada debe ser notificada y en caso de ser muy importante, también consultada con la directiva. Lo ideal sería actuar en consenso, aunque no siempre será posible. En algunos casos la última palabra será del presidente y en otros del administrador. No olviden que el patrón es el administrador, así que será quien los represente ante la autoridad laboral de su ciudad, esto le da cierta autoridad para tomar disposiciones autónomas.
Volviendo a la tesorería, hay unos temas que pocos toman en serio pero que son fundamentales: los soportes de los gastos e ingresos y su contabilización. Pero este es un tema que trataré en la próxima publicación.
Mientras tanto, ¿cómo van los enlaces con la junta saliente? ¿Evaluaron algún candidato a la administración? ¿Ya tienen todos los candidatos a la plancha?
