Guía para la implementación de un sistema informático

Guía para la implementación de un sistema informático en las empresas

Antes de iniciar quiero agradecer a las personas que leyeron el artículo anterior sobre automatización de sistemas, sus comentarios y dudas son los que motivaron a realizar este texto, el cual pretende ser una sencilla guía de los aspectos a considerar antes de la implementación de un sistema informático en las empresas.

Partiremos del punto de que no existe una varita mágica que nos permita elegir un sistema, cada empresa es diferente; aun cuando el giro sea el mismo, la necesidad y volumen de información no lo es. La metodología que aquí expongo está descrita de manera muy general y me ha funcionado. En cada una de las fases de la implementación se deben cuidar cada uno de los detalles y ver cómo afecta en los diferentes módulos.

1. Como en la mayoría de este tipo de proyectos, debemos tomar en cuenta como principio fundamental los siguientes factores: personal que participará, tiempo de implementación y el sistema informático a elegir; como verán, la elección del sistema es prácticamente el último escalón de la pirámide.
2. Todo proyecto o idea antes de integrarlo a un sistema informático debe plasmarse en papel. Es muy práctico hacerlo mediante organigramas de los diferentes departamentos o flujos de información de la compañía, así como las políticas y procedimientos que ya se tengan establecidos implementar, ya que este es el mejor momento para hacerlo, partiendo siempre de lo general a lo particular, por ejemplo, en base a la política de compras, ¿cuál es el flujo de la información y a qué departamentos afecta? De aquí se desprenderán las siguientes dudas: ¿el flujo es correcto?, ¿las personas que intervienen son las adecuadas?, ¿el tiempo utilizado es excesivo?, ¿la documentación es completa y permite que el flujo avance sin pérdida de tiempo? Entre otras que resulten de lo general.
3. Este punto es muy importante en la implementación, comúnmente todas las áreas de la compañía se manejan por catálogos, como el de Cuentas Contables, Inventarios, Clientes, etc. Es importante definirlos en papel antes de ingresarlos al sistema y tener una buena codificación como el caso del catálogo de inventarios, ya que de esto dependerá una mejor obtención de reportes y evitará la duplicidad de registros. Esto variará en gran medida de la necesidad de información de cada compañía y hago especial énfasis en este punto porque una vez colocado el sistema, es más complicado corregir bases de datos o crear nuevos códigos, ya que en muchos de los casos, cada registro lleva una historia que para fines estadísticos, administrativos y a veces fiscales, los debemos conservar. Considero que en este punto es donde deben despejarse todas las dudas sobre reportes, flujos, etc. en los diferentes departamentos, de tal manera que los catálogos queden listos para subirse a la base de datos.
4. Por último, la elección del sistema y el personal para su implementación. Podemos empezar por asesorarnos con proveedores de sistemas comerciales comunes, en lo particular me han funcionado bien y son muy pocas las adecuaciones que he tenido que hacer, lo importante es buscar un buen asesor, alguien que una vez que expusimos nuestras necesidades nos oriente sobre las diferentes formas para adecuar estas ideas al sistema que representa, no un técnico que solo haga las veces de instalador y no nos aporte nada en relación con la implementación.

Si estos sistemas nos resultan insuficientes, buscaremos algún ERP que nos permita llevar el control correcto y completo de nuestras operaciones. En lo personal, nunca he tenido la necesidad de optar por un desarrollo pero habrá empresas que sí lo requieran. Hay que despejar todas las dudas en cuanto a nuestra información, verificar con diferentes proveedores para tener la mejor opción al momento de elegir.

Con estos puntos espero abrir un poquito más el panorama y formar la idea de que los sistemas informáticos son solo herramientas que nos permiten controlar nuestra información, los resultados esperados serán aquellos que deriven de los datos que previamente se ingresaron al sistema, por lo que si se mete mal el resultado será desorden.

*Integrante de la Comisión Sector Empresarial del Colegio de Contadores Públicos de México