1. Discrimine sus existencias. Debe contar con aéreas específicas para cada tipo de inventario: materia prima, productos en proceso y productos terminados. Antes de seguir planificando su conteo, chequee que cada ítem está en el almacén que le corresponda.
2. Organice y ordene sus existencias por tipo de producto. Por ejemplo, en un almacén de materia prima de una empresa que elabora calzados se determinarán aéreas especificas para pieles, suelas, pegamentos, trenzas, etc. Se debe tomar en cuenta que el almacenaje de productos volátiles, combustibles y/o que revistan algún tipo de peligrosidad deberá ser efectuado por personal calificado que garantice su adecuado tratamiento.
3. Una vez que se tenga la mercancía organizada por tipo de producto debemos analizar cada artículo en particular, verificando que todos los ítems iguales se encuentren agrupados y que no haya productos dispersos en otros sectores.
4. Establezcamos las unidades y el método de conteo. Este aspecto que parece tan obvio, a veces tiene sus complicaciones o puede ser visto por ópticas muy diferentes. Lo importante es determinar una medida uniforme y lógica de conteo, a fin de evitar que una persona cuente litros y otra galones, para un mismo producto, o que un grupo “utilice” ocho horas contando un rubro que no tiene la mayor importancia.
5. Muchas empresas tienen áreas específicas donde mantienen “en espera” las devoluciones de clientes no procesadas o las compras no verificadas antes de colocarlas en el almacén respectivo. Verifiquemos que esa área esté vacía y no existan productos pendientes por incluir en los anaqueles respectivos.
6. Los movimientos internos de insumos, así como la venta de productos finales a los clientes, deben ser canceladas por los menos dos días antes del conteo, chequeando que no quedan partidas en tránsito entre departamentos o ventas pendientes por entregar. Es muy común ver “inventarios” donde la venta de mercancía seguía mientras los desesperados empleados contaban las existencias…
7. Una vez que tenga organizadas todas sus existencias por tipo, modelo y talla y establecidas todas las unidades de conteo, se deberán imprimir las etiquetas de conteo. Es oportuno aclarar que este paso no es necesario para las empresas que dispongan de lectores de códigos de barra, u otros sistemas de captación automatizada de datos, donde la captura de las existencias se realiza a través de sistemas ópticos o similares.
8. El conteo se realizará por parejas. Así, mientras un empleado cuenta el otro anota. Una vez se termine con un rubro, se arrancará la primera etiqueta y se dejará la segunda para que la utilice otra pareja diferente. No se comenzará con la segunda ronda de conteo hasta que la primera esté finalizada. Una vez que se termina la primera ronda y no quedan “etiquetas de primer conteo” anexas a la mercancía, se rotarán las parejas y comenzará la segunda vuelta.
9. Se establecerán “jefes de conteo” por almacén y/o sección dependiendo del volumen de la empresa. Los jefes de conteo, además de aclarar dudas e imprimir alguna etiqueta que pudiera faltar, deberá verificar que el primer y el segundo conteo de cada ítem coinciden, no solo en cantidades totales sino en tallas. Cuando existan discrepancias entre el primer y segundo conteo se realizará un tercero para chequear que cantidad es la correcta. Es importante recalcar que cada conteo será realizado por una pareja de operarios diferente.
10. Antes de dar por finalizado un inventario físico se verificará que no quedaron artículos pendientes de chequeo y que todos los conteos coincidan. Los rubros que tienen un peso específico muy grande dentro del total del inventario deberán ser chequeados de manera especial, al igual que aquellos que tienen muy poco movimiento. Lo ideal es contar con auditores externos que puedan dar un aval extra a las cifras reportadas.
FUENTE Y ARTÍCULO COMPLETO:
Rodríguez, Carracedo & Asociados
www.rodriguezc.com
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